Postlister for Nittedal kommune

Nittedal kommune har besluttet følgende prosedyre for innsynskrav som kommer elektronisk , jf e-forvaltningsforskriften § 3:

Dersom du ønsker innsyn i dokumenter skal du sende e-post til postmottak@nittedal.kommune.no med saksnummer, dokumentnummer og årstall. Dersom du ikke har et konkret saksnummer, skal henvendelsen sendes samme sted med så mange opplsyninger som mulig slik at vi kan få behandlet innsynkravet. Henvendelsen blir behandlet av aktuell saksbehandler og dokumenter blir sendt til oppgitt e-postadresse,postadresse eller telefaks.Dersom du ikke oppgir din postadresse, anser vi at du aksepterer å få svaret elektronisk til den mailadressen innsynskravet sendes fra. Vi vil ikke at henvendelser sendes direkte til saksbehandlere, eller med kopi til en enkelt saksbehandler, da dette kan påvirke våre rutiner for innsynsrutiner.
Dokumenter som sendes til kommunen vil bli publisert på kommunens postlister dersom det ikke er unntatt offentlighet.

Hva skjer med post som blir sendt til Nittedal kommune ?
Enten man sender post pr. brev, faks, sms eller mail, postmottak@nittedal.kommune.no blir all arkivverdig korrespondanse registrert i vårt saksbehandlingssystem. Deretter blir dokumentet videresendt til aktuell saksbehandler for behandling og offentlighetsvurdering. Alle dokumenter som ikke er unntatt offentligheten, blir publisert på internett (offentlig journal) 3 dager etter at dokumentet har kommet inn.

Hvorfor registrerer vi inn alle brev og mail i saksbehandlingssystemet?
Alle offentlige instanser må forholde seg til en rekke lover og forskrifter. I Forskrift om offentlige arkiv, er det beskrevet at alle inngående og utgående dokument som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for kommunen, og som er gjenstand for saksbehandling og i tillegg har verdi som dokumentasjon, skal registreres.

Hvorfor publiserer vi en offentlig journal på internett?
Videre i Forskrift om offentlige arkiv, er det beskrevet at man på en enkel måte skal hente ut og tilgjengeliggjøre den offentlige journalen for allmennheten. Nittedal kommune publiserer derfor denne på internett for å imøtekomme dette kravet, i likhet med de aller fleste kommuner i landet for øvrig.

Sletterutiner:
Det finnes ingen bestemmelser som sier hvor lenge den offentlige journalen skal være tilgjengelig. Nittedal kommune har bestemt at vår offentlige journal skal slettes etter
3 måneder.

Mer om offentlighet og rettigheter til innsyn i dokumenter:
Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd ( Offentlighetsloven) sier at alle kan be om innsyn i dokumenter, journaler og lignende register i offentlige virksomheter. Kommunen er pålagt å vurdere om et dokument skal gjøres tilgjengelig helt eller delvis, selv om det etter loven kan unntas.

Kan alle få se alt?
Det finnes unntak der man av ulike årsaker allikevel ikke kan få innsyn i et dokument. Vi går ikke detaljert inn på unntakene, men nevner bla at personsensitive opplysninger, hensyn til etterforskning og rikets sikkerhet er slike unntak. Alle avslag om innsyn, både delvis og helt avslag skal begrunnes. Du har også anledning til å klage på avslag om innsyn.